General Administration

1. Administration

  • Department Head Office Christine ALLIOD 78808
  • Departmental Administrative Officer Sevda BUDUN 62088
  • Group Administrative Officers Isabelle Cusato 62060, Christine Demirdjian 65571, Christine Alliod 78808​

 

 

  • Carlson Wagonlit Travel @ CERN

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Procédures diverses

     

    2.1 Achats matériel informatique

    2.1.1 Procédure pour l'achat de smartphones, tablettes, PC ou MAC portables dans le département SMB

    Conformément à la décision prise lors du GLM no119 du 9 décembre 2013, veuillez noter que les points suivants doivent être respectés pour:

    • Achat de smartphones et tablettes tactiles: quelle que soit la valeur, une justification des besoins doit être adressée au Chef de Groupe qui donnera ou non son accord. En cas d'acceptation de la commande, ce dernier devra en informer le Chef de Département.
    • Achat de PC ou MAC portables: jusqu'à une valeur de 1500 CHF, pas de changement de la procédure. Au-delà de ce montant, une justification des besoins doit être adressée au Chef de Groupe qui donnera ou non son accord. En cas d'acceptation de la commande, ce dernier devra en informer le Chef de Département.

    Mémorandum 1356048 en date du 13.02.2014.

     

    2.1.2 Remboursement par claims de dépenses relatives à des fournitures de matériel ou d'informatique

    Email de Thierry Lagrange en date du 27.02.2014:

    "Madame, Messieurs,

    La Comptabilité du Personnel reçoit parfois des demandes de remboursement sous forme de ‘claims’ relatives à des achats de matériel divers tels que smartphones, disques durs, clés UBS, ordinateurs portables, appareils photo.

    Dans la mesure où ces achats ne respectent pas les règles d'achats en vigueur et ne respectent pas le règlement financier (notamment en terme d'autorisation préalable par le responsable budgétaire), à dater du 1er mars 2014, toute demande de remboursement par claim relative à ce genre d'achats ne sera acceptée que si elle est accompagnée d'un justificatif écrit dûment signé par le Chef du Département concerné expliquant cette dérogation aux règles.

    Meilleures salutations,

    Thierry"

    En complément de cet email: Il est possible d'acheter du matériel informatique chez MediaMarkt tout en suivant la procédure suivante:

    • Se rendre chez MediaMarkt pour "réserver le matériel" et récupérer une offre;
    • Créer une DAI et attacher l'offre;
    • Suivant le poids du matériel soit le récuperer soit faire une demande de transport adressée à EN-HE;
    • Si l'utilisateur se charge lui-même du matériel, il doit se rendre à la Réception Marchandises (bâtiment 194) avec celui-ci.

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