Voiture de location externe

1. Principe du service

2. Conditions d'utilisation

3. Location

4.Procédure pour la location d'un véhicule

5. Procédure à suivre en cas de panne ou d'accident

6. Location privée de véhicule

 

1. PRINCIPE DU SERVICE

En cas de véhicule CERN indisponible ou non approprié au transport, le Mobility centre du CERN (building 130) fournit un service de location de véhicules via un prestataire externe pour les voitures et pour les véhicules utilitaires. Les véhicules de location sont mis à la disposition des membres du personnel ou personnel d’entreprise dans le cadre de leur activité au CERN et pour un usage exclusivement professionnel.

 

2. CONDITIONS D'UTILISATION

Les conditions générales de mise à disposition des véhicules de location sont les suivantes:

  • La Circulaire opérationnelle No. 4 ainsi que le document ref. DSU-OF/DO/RH/6833 régissant l’utilisation des véhicules CERN;
  • Toute utilisation du service doit être autorisée par le Chef de Département concerné ou team leader (permis V - autorisation de conduire un véhicule CERN - ordre de mission si déplacement en-dehors du périmètre autorisé).

Comme mentionné dans la Circulaire opérationnelle No. 4, il est rappelé que tout trajet en-dehors de la zone locale (page 11) nécessite un ordre de mission (annuel ou occasionnel).

Tout conducteur d’un véhicule CERN ou loué par le CERN doit pouvoir présenter à tout moment les documents suivants:

  • sa carte CERN;
  • son permis de conduire national en cours de validité;
  • les documents du véhicule (permis de circulation, “carte verte” d’assurance, etc.);
  • un document de voyage (passeport national ou autre titre de voyage reconnu en Suisse et en France) en cours de validité portant les visas éventuellement exigés;
  • ses documents de légitimation, délivrés par le Département fédéral suisse des Affaires étrangères et le Ministère français des Affaires étrangères, ou son Attestation CERN, délivrée par le Bureau des Utilisateurs ou le Département des Ressources humaines.

Par ailleurs, un formulaire Constat européen d’Accident Automobile doit se trouver à bord du véhicule.

 

3. LOCATION

Le membre du personnel peut louer un véhicule parmi les catégories suivantes:

Guide code ACRISS pour description de catégorie disponible ici

Code ACRISS

Modèle de voiture à titre d'exemple, est susceptible de changer

ECMR Audi A1, Skoda Fabia, Seat Ibiza, Citroen C3, Toyota Yaris, Renault Clio
CDMR VW Golf, Citroen C4 Cactus, Hyundai i30, Volvo V40, Fiat Tipo
CDAR Opel Astra, Ford Focus, Renault Captur, Hyundai IONIQ 
CWMR Fiat Tipo, Opel Astra, Hyundai i30
IDMR Citroen C4 Picasso
DDAR Alfa Giulia, BMW 1 Series, Mercedes Benz A-Class, Volvo V40
IWAR Ford Mondeo,, BMW 2 Series Grand Tourer,  Mazda 6, Hyundai i40
IFMR Kia Sportage, Nissan Qashqai, Hyundai Tucson, Jeep Compass
FVAR Ford Galaxy, Ford Tourneo
FWAR BMW 3 Series, BMW 4 Series, Mercedes Benz C-Class, Volvo V60
PVAR Mercedes Vito
V6 Ford Transit
V8 Ford Transit
V10 FIAT Ducato avec crochet d'attelage
V12 FIAT Ducato avec crochet d'attelage
V16 Fiat Ducato avec plaque élévatrice

Une réservation est seulement possible pour une catégorie de véhicule et non pas pour un certain modèle de véhicule; la description indiqués ci-dessus est un exemple le modèle mentionné est susceptible de changer.

 

4. PROCEDURE POUR LA LOCATION D'UN VEHICULE

 

 

4.1 Réservation d'un véhicule

Le membre du personnel soumet une requête à travers le Service Portal: Demande de location d'un véhicule

Ce formulaire est à compléter et à envoyer au moins 48 heures à l'avance (jours non ouvrables pas inclus)

 

 

 

4.2 Annulation

Les demandes de location peuvent être annulées jusqu'à 24 heures avant le début de la période de location. Toute annulation au-delà de cette limite entrainera des frais.

L'annulation doit être stipulée dans le ticket Service-Now de la demande initiale

 

4.3 Prise en charge et retour du véhicule

Merci de consulter le KB0005612

4.4 Facturation

Tous les véhicules sont réservés pour une durée minimale de 24 heures. Un document EDH sera créé pour chaque demande de location et l'approbation est obligatoire pour récupérer le véhicule.

Merci de noter que des frais supplémentaires pourraient être appliqués par la compagnie de location externe (carburant, options, dommages, retards, etc...)

 
 

5. PROCEDURE A SUIVRE EN CAS DE PANNE OU D'ACCIDENT

 

5.1 Panne d'un véhicule

Pour reporter la panne d'un véhicule CERN ou loué par le CERN, l'utilisateur doit soumettre une requête à travers le Service Portal en cliquant sur le lien suivant: Reporter la panne d'un véhicule CERN

 

5.2 Accident avec un véhicule de location

La Circulaire Opérationnelle 4 précise les démarches à suivre en cas d'accident avec un véhicule du CERN ou loué par lui.

 

6. LOCATION PRIVEE DE VEHICULE

Des tarifs préférentiels sont disponibles via HERTZ pour la location privée de véhicules pour le personnel du CERN (MPE, MPA, personnel entreprise...) ayant une carte d'accès valide.

Le code de réduction pour les locations privés est : CDP-675758 (lien pour la tarification privée ici)

Pour toutes questions complémentaires, merci de contacter directement HERTZ (+41 (0) 22 716 30 80)