Magasins - Demande de matériel

1. Quand faut-il utiliser la Demande de Matériel ?

Pour toute commande de matériel dans les magasins du CERN, vous devez utiliser la Demande de Matériel dans EDH. Pour tout prélèvement de matériel au Guichet Urgences, vous devez utiliser la Demande de Matériel papier.

 

2. Demande de Matériel Electronique

Dès que la demande de matériel EDH est complétée, validée et autorisée dans EDH, elle est transférée immédiatement dans BAAN (le système de gestion des Magasins). La livraison du matériel se fera dans les 24 heures (sauf si vous avez spécifié une date ultérieure).

  • Qui peut remplir une Demande de Matériel ?

Tout utilisateur enregistré dans EDH peut remplir une Demande de Matériel.

  • Quel matériel est disponible ?

Plus de 45'000 articles peuvent être obtenus dans les Magasins par l'intermédiaire de la Demande de Matériel. Ces articles peuvent être consultés dans le catalogue électronique installé dans EDH. Si vous ne connaissez pas la référence exacte de l'article à commander (code SCEM), vous pouvez accéder au catalogue depuis la Demande de Matériel Electronique.

  • Quelles informations sont nécessaires pour compléter une Demande de Matériel ?

Afin de compléter une Demande de Matériel , vous devez connaître deux informations :

  1. la référence de l'article que vous voulez commander (SCEM)
  2. le code budgétaire pour l'imputation financière
  • Quel est le chemin d'autorisation de la Demande de Matériel ?

EDH va déterminer le chemin d'autorisation selon les règles financières qui sont en application pour les documents EDH en général.

 

3. Les règles générales au CERN

Une Demande de Matériel doit être munie de la signature de la personne dont une autorisation suffisante a été accordée sur le code budgétaire concerné.

Une Demande de Matériel, dont le montant est supérieur à 10'000 CHF, doit être signée par le Chef de Département

  • Les règles opérationnelles dans les départements:

Le DPO peut adjoindre des règles particulières concernant les Demandes de Matériel.

  • Les règles particulières concernant les codes budgétaires utilisés:

Il est possible que toute demande, sur un code particulier, nécessite la signature d'une personne particulière.

 

4. Structure de la Demande de Matériel

La Demande de Matériel comprend une entête et une ou plusieurs lignes d'articles. Une Demande de Matériel peut contenir plusieurs articles avec des quantités différentes. Seul un code budgétaire peut être spécifié par demande. L'entête de la Demande de Matériel contient:

  • une description générale (facultatif)
  • l'information concernant le demandeur
  • les données pour la livraison
  • code budgétaire

Chaque ligne contient:

  • le SCEM
  • la quantité
  • les commentaires (facultatifs)

 

5. Comment compléter une Demande de Matériel ?

  • La description générale

En complétant la description générale, la recherche de la Demande de Matériel dans EDH en sera facilitée ultérieurement. Ceci permettra à d'autres utilisateurs EDH (chef de section ou de groupe) de consulter cette Demande de Matériel. Ce champ est facultatif et est utilisé seulement dans EDH (donc non transféré dans BAAN).

  • Le demandeur

Par défaut, le demandeur s'avère être vous-même. Cependant, vous pouvez établir une Demande de Matériel pour une autre personne en entrant les données vous-même ou en sélectionnant une autre personne.

  • Le lieu de livraison

En utilisant l'icône par défaut, vous pouvez choisir automatiquement le lieu de livraison du demandeur. Il existe une alternative dans le sens où vous pouvez choisir n'importe quel lieu de livraison valable.

Pour le GAZ, une liste des lieux de livraisons officiels est pré-enregistrée.

  • Le code budgétaire

Vous avez deux moyens pour entrer le code budgétaire dans EDH. Par défaut, vous pouvez choisir un code budgétaire de votre groupe. Afin d'obtenir l'autorisation de votre Demande de Matériel le plus rapidement possible, vous devez utiliser un code budgétaire pour lequel vous possédez une autorisation.

Alternativement, vous pouvez sélectionner des codes budgétaires différents mais valables, même s'ils n'appartiennent pas à votre groupe. Dans ces deux cas, la Demande de Matériel sera acheminée vers les responsables budgétaires concernés.

  • Les lignes articles

Au niveau des lignes articles sur la Demande de Matériel, il faut indiquer simplement le SCEM et la quantité. Afin de déterminer le SCEM concerné, il y a lieu de se référer au catalogue magasins accessible entre autres depuis la Demande de Matériel. Un clic sur le caddy d'achat du catalogue ajoute une ligne avec le SCEM sur la Demande de Matériel (si la demande n'est pas encore ouverte, le catalogue s'en chargera). Vous pouvez également taper un SCEM directement dans la Demande de Matériel et presser RETURN. Si le SCEM est incomplet ou incorrect, le catalogue sera affiché.

  • La quantité

En plus de la mention de la quantité simple désirée, vous pouvez spécifier, pour certains articles, la nature de la quantité. Par exemple, pour de l'acier vendu en mètres carrés, vous pouvez spécifier que vous désirez 10 pièces de 20 x 20 cm. EDH acceptera des decriptions libres en anglais et en français pour de tels cas. EDH calculera automatiquement la quantité et le coût du matériel.

  • L'envoi de votre Demande de Matériel

La Demande de Matériel peut être sauvée à n'importe quel moment (par exemple en attente d'être complétée plus tard). Vous pouvez même sauver votre document avec des champs invalides. Pour sauver le document utiliser le bouton SAVE.

Dès que le document est complété, sauvé et validé, vous pouvez l'envoyer en utilisant le bouton SEND. Toutes erreurs de lieux de livraison, quantités, SCEMs, ou au niveau d'autres champs seront signalées et devront être corrigées afin de pouvoir envoyer la demande.

Si vous avez des droits de signatures, veuillez approuver le document avec votre mot de passe d'autorisation EDH, dans le cas contraire, la demande sera acheminée pour signature. Si le document est validé, il est acheminé par routage électronique et ne peut plus être modifié.

 

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