Nouvelle Offre pendant la période COVID-19

Nouvelle offre visant l’assouplissement temporaire des conditions d’accès à L’HÔTEL DE MEYRIN ET à LA RéSIDENCE SCHUMAN.

Cette offre est destinée aux personnes n’entrant pas dans le cadre des « booking rules » établies, mais étant en ligne avec les règles exceptionnelles pendant le COVID (voir tableaux section « résumé des règles avant et après partie blanche à droite).

  1. Objectif

L’hôtel étant très peu fréquenté du fait de la pandémie de COVID19 et des restrictions découlant de cela, le Housing service souhaite étendre ses services en permettant l’accueil de toute personne ayant une carte d’accès valide au CERN (MPE, contractant, MPA, TEMP etc…) ;

Il s’agit donc là d’une nouvelle offre temporaire exceptionnelle qui permettra aux personnes d’utiliser ce service pour améliorer son confort de travail, et/ou si une situation exceptionnelle l’impose.

  1. Conditions et règles
  • Adaptation provisoire des « booking rules » pendant cette période sanitaire difficile selon tableau ci-dessous (section 3) : Accessible pour toute personne détentrice d’une carte d’accès valide au CERN sur la base du tableau ci-dessous (MPE, MPA, TEMP etc…) y compris les contractants et pouvant accéder au site selon les règles en vigueur (pas de quarantaine, etc… – se référer au lien HSE).
  • Horizon de réservation sur 2 semaines (reconductible automatiquement jusqu’à nouvel ordre) ;
  • Tarif en vigueur
  • Les accompagnants sans carte ne peuvent pas accéder à l’hôtel de Meyrin – Schuman reste disponible pour les détenteurs de familly card mais attention, il n’y a pas de chambre twin/double.
  • 50 chambres/ jours seront disponibles pour cette offre à Meyrin ; pas de limite à Schuman ;
  • Conditions :
    • Accès valide au site du CERN
    • Séjour dans le cadre d’une mission officielle du CERN
  • Le client devra signer à son arrivée une déclaration sur l’honneur précisant que son séjour à l’hôtel du CERN, ou à la résidence Schuman, rentre dans le cadre d’une mission officielle du CERN. 
  • Paiement :
    • Paiement du client sur place : pas d’approbation du superviseur ou responsable d’expérience.
    • Paiement en Code budgétaire ou team account : L’autorisation du superviseur ou du responsable d’expérience reste nécessaire.
  • ATTENTION : une confirmation de réservation à l’hôtel du CERN n’est pas une autorisation d’accès sur le site du CERN : en effet, si par exemple les règles de quarantaine changent entre la réception de la confirmation et le jour d’arrivée du client, il doit effectuer sa quarantaine avant d’entrer sur site.
  1. Résumé des règles avant/après

En rouge les changements/adaptations :

CERN Hotel Eligibility according to Registration Status Whilst at CERN – MPAs and MPEs

 

Type Registration Status Whilst at CERN Can stay at CERN Hotel? Maximum Duration per Hotel Stay Remarks
MPAs CASS - Corresponding Associate
COAS - Cooperation Associate
GPRO - Guest Professor
PJAS - Project Associate
SASS - Scientific Associate
USER - User
VISC - Visiting Scientist
Yes (1)   
ADMI - Administrative Student
DOCT - Doctoral Student
FTMP - Future Staff Member
TECH - Technical Student
TRNE - Trainee
Yes (1) 

• Reservation can be done for a period starting at the earliest 89 days before contract start date, and ending at the latest 89 days after contract start date. (Also valid for apartments managed by the Housing Service).

APPR - Apprentice

Yes

(1)  • Apprentices taking part in local collaboration programmes.
• Reside in the local area and therefore cannot stay at the Hotel.
SUMM - Summer Student Yes (1)  • Summer Student Programme managed by HR Dept. and IR Sectors.
MPEs FELL - Fellow
STAF - Staff Member

Yes

Yes

(1)  • Reservation can be done for a period starting at the earliest 89 days before contract start date, and ending at the latest 89 days after contract start date. (Also valid for apartments managed by the Housing Service).

 

       CERN Hotel Eligibility according to Registration Status Whilst at CERN- Externals
 

Type Registration Status Whilst at CERN Can stay at CERN Hotel? Maximum Duration per Stay Remarks
Externals ACCO - Person accompanying  Member of the Personnel with physical disabilities Yes (1)   
COMT - Official CERN committee members Yes (1)   
CONF - External official conference attendant or non-renumerated speaker Yes 4 weeks (maximum duration of CERN access card)1  
CLUB - CERN Clubs external members No N/A • No connection to offical activities of CERN.
DIST - External participants in activities and projects, working exclusively remotely No N/A • Can not have a CERN access card. 1
EUPR - External participants in
EU Projects
Yes (1)   
FORM - External participants in training courses organised by CERN Yes N° of training days + 1 Night for early arrivals • External participants to training organised by HR/LD, when in the interest of CERN.
• Confirmation of training attendance from HR/LD obligatory.
ILOF - Industrial Liaison Officer Yes (1)  • Nominated by IPT.
PART - External people participating in an experiment. Do not actually come to CERN. No   • Only service available to PART is a computer account. Other services and facilities will not be granted. 

PROJ  - External participant in the following activities and projects (exhaustive list):
- Knowledge Transfer - KT Forum
- European Particle Physics Communication Network, EPPCN
- International Particle Physics Outreach Group, IPPOG
- Teacher and Student Forum
- Physics Education Research -
- Arts@CERN
- Participant in the CLEAR or CLIC projects Projects Office
- Participant in the FCC or HL-LHC projects Projects Office
- Participant in the activities of the CHARM or HiRadMat research facilities Secretariat responsible for the project
- Participant in KT projects 

- Participant in INSPIRE

Yes (1)  • See further details at link below 1.

SCIE - Scientific activities of pensioners from institutes who have previously been a USER.

Yes (1) 

• Upon official invitation by CERN.

STAG - Intern ≥ 18 years Yes (1)   
STAG - Intern < 18 years (maximum 1 person) Yes (1)  • On special request only.
• Minimum age 16 years at date of arrival at CERN.
• Special conditions apply.
STAG - Intern < 18 years (highschool groups) Yes
(No reservations accepted as from mid-June to mid-September).
(1)  • For officially recognised  CERN highschool collaborations only (IR).
• Minimum age 16 years at date of arrival at CERN.
• Acompanying teacher(s) is responsible of the group and has to stay at the CERN Hotel in the same building.
• One teacher is required per 15 students.
• Special conditions apply.

TEMC - Temprary personnel

ENTC / ECP - External contractors’ personnel

Yes

Yes

(1)   
VISI - Professional visitors to LHC or underground facilities. Yes 4 Nights (maximum duration of CERN visitor's card + 1 Night for early arrivals) 1  

(1) : durée maximale du séjour est de 90 jours sur un période de 6 mois consécutif sans exception.